Framgångsrikt leder ett konferenssamtal ger dig en möjlighet att visa din förmåga att hantera och styra andra. Här är några tips för att se samtalet lyckas samtidigt du presentera bästa möjliga bild av dig själv.
Steg
- 1Schema och planera. Var uppmärksam på andras scheman när du bestämmer dig för tiden. Om andra deltagare är i olika områden, företag, eller, se till att du inte stör deras planer. Undvik lunchraster, första sak på morgonen samtal och det som kräver en deltagare i arbete efter normal kontorstid.
- 2Skicka ut en mötesförfrågan. Så snart du har beslutat om en tid, skicka en mötesförfrågan. Denna mötesförfrågan bör omfatta allt deltagarna och deltagarna kommer att kräva för att logga in samtalet (ringa in numret och lösenord) samt en dagordning med frågor som behöver diskuteras, bland annat en förteckning över ansvarsområden. Dagordningen bör omfatta eventuella frågor eller funderingar du räknar från andra medlemmar. Fokusera på de positiva aspekterna först, sedan täcka utmaningar och erbjuda lösningar eller idéer för att övervinna alla hinder du diskuterar.
- Undvik att använda en kunds eller chefens konferensbrygga sedan logga in tidigt kan avbryta ett annat samtal eller kostar din klient pengar.
- Alla uppgifter som du tilldelar till någon annan bör diskuteras innan du skickar ut dagordningen. Det sista du vill göra är att berätta en klient eller chef att någon annan kommer att ha något, när man inte ber den personen att göra arbetet ännu.
- 3Gör en lista över deltagare, inklusive var de kommer ifrån och allmän personlig information du har om dem. Du kan använda det här för att chatta medan du väntar på ytterligare deltagare att ansluta sig.
- 4Skicka en påminnelse e-post dagen för samtalet om det är efter lunch, eller dagen innan om samtalet är planerad på morgonen. Detta kommer att hjälpa till att se till att alla kommer fram i tid. Du kan också använda denna möjlighet att skicka några rapporter eller dokument som kommer att behövas på samtalet. Om någon annan skapat dessa material, se till att ge dem kredit (eller förhindra skulden faller på dig) genom att vidarebefordra meddelandet de skickat till dig som innehåller de handlingar eller säger "Jag har bifogat John betänkande, som han kommer att gå igenom på samtalet ". Det är ditt ansvar som ledare av samtalet för att se till att alla är på samma sida och att alla har avslutat sitt ansvar innan samtalet.
- 5Granska all information som du kommer att presentera.
- 6Starta samtalet. Var i tid. Logga in på konferensen ringer 10 minuter tidigt om möjligt. Vissa verktyg kan du inte logga in tills tiden schemalagda och andra kommer inte låta någon kommunicera tills en ledare med ett speciellt lösenord loggar i. Var noga med att testa bron i förväg om du är obekant med det verktyg du vara använder.
- 7Vanligtvis kommer minst en person vara sent, så har några anteckningar hands att initiera småprat och undvika en lång tystnad i början av samtalet. Se till att alla deltagare införs (namn, titel och vilken roll de spelar) till någon som de inte är bekanta med, speciellt dina kunder. Starta samtalet 3-5 minuter efter utsatt starttid när det är möjligt, även om alla deltagare inte är närvarande.
- 8Följ din agenda - Du tog dig tid att sätta ihop den, så följ den. Se till att du håller ett öga på klockan eftersom deltagarna inte kan stanna förbi den schemalagda sluttiden. Vara medveten om den tid behoven hos dina presentatörer. Det är ditt jobb att se till att allt är täckt.
- 9Vara fokuserad och ta anteckningar. Undvik att använda mute-knappen medan andra talar om möjligt. Folk på kontoret är mindre benägna att störa dig medan du är på samtalet om du ser ut som du är inblandad. Detta är din chans att visa hur mycket du vet om ämnet som ni diskuterar. Inte över löfte och känn dig fri att säga att du ska komma tillbaka till alla med svar på frågor du inte var väntat.
- 10I slutet av samtalet, frågar om någon har frågor och se till att de är besvarade eller kommer att besvaras efter samtalet. Om ett uppföljningsmöte behövs, schemalägga detta innan någon lägger på. Tack alla för deras tid och önskar dem en bra dag eller vecka (slutet).
- 11Omedelbart efter samtalet, skapa en resumé och skicka den till alla deltagare. Denna återblick tjänar två syften: 1) det garanterar alla förstår och har en lista på deras ansvar och 2) Den dokumenterar samtalet skriftligt om det finns några avvikelser senare. Du kanske upptäcker att du sparat mer än en gång av ett bra samtal recap. Kom ihåg att be om rättelser eller justeringar till återblick om något behövs.
- 12Efter samtalet, följa upp! Se till att du vidtar åtgärder som diskuterats och besvara alla frågor i en rimlig tid. Om några tidsfrister fastställdes, möta dem. Om arbete från andra avdelningar eller anställda utlovades, vara säker på att det levereras.
Tips
- Här är en checklista som omfattar de objekt som du behöver för ett lyckat samtal:
- Schemalägg en bra tid för alla, med hänsyn till tidszoner för internationella deltagare.
- Föredragningslista
- Möte inviterar eller förfrågan
- Påminnelse mail med några rapporter eller dokument
- Småprat ämnen för början av samtalet
- Titlar, ansvar och namn på alla som måste införas
- Ring Recap
- Glöm inte att:
- Titta på klockan
- Ta anteckningar
- Följ med genom
- I ett konferenssamtal, deltagare tenderar att sitta i "bak i klassen". Det är mycket svårt att få delta. Var proaktiv och ställa frågor om specifika personer. Istället för att fråga om någon har några frågor så fråga en specifik person relevant diskussionsämne en fråga, det vill säga, "Bob, har du fått all den information du behöver för att skapa ämnet text?"
Varningar
- Denna artikel är inte titeln "hur man driver ett framgångsrikt samtal när du har ingen aning om vad du pratar om" eller "hur man ska ta itu med känsliga frågor på en telefonkonferens."
- Du kanske vill påminna deltagarna om att de kan använda stumma, men de bör inte sätta samtalet på "håll" under mötet eftersom detta kommer sannolikt att införa mycket störande musik eller reklam till konferenssamtalet.